Aprenda como fazer uma eficiente gestão de consultório odontológico
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Embora o foco dos profissionais de odontologia não seja obter cada vez mais lucro, é fato que a clínica também é uma empresa. Por isso, é fundamental fazer uma boa gestão de consultório odontológico, para obter credibilidade e manter a sua competitividade no mercado.

Não podemos negar que é dali que o profissional tem o retorno financeiro pelo seu trabalho. Portanto, para que ele mantenha a estabilidade das finanças e alcance destaque em sua profissão, é preciso pensar como empreendedor para utilizar-se de ferramentas que facilitam os processos rotineiros.

Mas nem sempre o conhecimento administrativo é aplicado para os profissionais durante a sua formação. Sendo assim, deve buscar informações para não ter dificuldades nesse sentido. E nós preparamos este artigo trazendo algumas dicas e estratégias para você aplicar em seu consultório e fazer a gestão de modo descomplicado. Continue lendo para saber mais!

O que é gestão?

Durante muito tempo, foi utilizado o termo administração para definir o controle dos processos dentro de uma empresa para o alcance de metas e objetivos. Porém, hoje, o termo mais utilizado é gestão, porque ela traz uma ideia mais complexa do que o primeiro.

Embora sejam semelhantes, a administração e a gestão têm diferenças sutis, mas que influenciam na hora de fazer o controle dos processos de uma empresa. Isso porque, no caso da gestão, ela envolve tanto o conhecimento técnico de administração, como também a parte política, diplomática e estratégica.

O gestor é a pessoa que não somente sabe como administrar de forma racional uma empresa, mas também atua como um influenciador e incentivador das equipes que estão ao seu lado. Nesse sentido, ele é um grande líder, cujo foco é estimular as competências, habilidades e potencial dos profissionais para que eles tenham melhor desempenho em suas tarefas.

E não é somente isso, porque, na gestão, também é necessário conhecer o mercado, estar atento às suas tendências e inovações, aos hábitos, preferências e comportamentos do público, bem como àquilo que a concorrência está fazendo.

Sendo assim, fazer a gestão de consultório odontológico não significa somente ter o controle das entradas e saídas financeiras ou não deixar faltar insumos. Na verdade, trata-se de controlar tudo isso e também manter o pensamento empreendedor e de liderança, para aproveitar as oportunidades que surgem em prol do crescimento da clínica.

Qual a importância de fazer uma boa gestão de consultório odontológico?

O principal objetivo dos profissionais que se formam em odontologia é ajudar as pessoas a cuidarem da sua saúde bucal, para que tenham mais qualidade de vida. Porém, quando decidem abrir o seu próprio consultório odontológico, é necessário que tenham também um pensamento empreendedor, para que isso possibilite que alcancem o objetivo principal.

Um consultório precisa de uma estrutura muito bem projetada, tanto do seu espaço físico como do planejamento estratégico, das estratégias administrativas e da equipe que dará suporte para o profissional.

Assim como numa empresa, existem diversos setores diferentes que precisam trabalhar de forma sincronizada e harmônica para que os processos rotineiros não acabem se tornando burocráticos, complicados ou apresentando erros. E tudo isso somente pode ser alcançado por meio de uma boa gestão.

É com ela que se consegue:

  • manter o controle financeiro;
  • saber se o consultório, de fato, está trazendo lucros;
  • se há prejuízos ou desperdícios;
  • se é necessário mudar algum detalhe na rotina;
  • encontrar novos fornecedores;
  • adequar melhor o horário de atendimento e assim por diante.

A gestão de consultório odontológico é fundamental para que, ao manter as portas abertas, o profissional não acabe pagando para trabalhar. Além disso, somente com a gestão é possível oferecer um atendimento cada vez melhor para os pacientes.

Afinal, como dito, o gestor é a pessoa que busca por tendências e inovações, sempre de olho no mercado. Essa é uma característica fundamental para que se possa acompanhar o que há de novo no ramo da odontologia, atualizando-se para que os tratamentos sejam mais eficazes, seguros e menos custosos ou trabalhosos.

Essas características permitem que o consultório seja uma empresa de sucesso, estável e competitiva no mercado. Ao mesmo tempo, elas afirmam a autoridade do profissional e ajudam a atrair pacientes em função da qualidade dos serviços prestados e da credibilidade que se conquista.

Por isso, a gestão de consultório odontológico não pode ser negligenciada, porque é ela que possibilita o sucesso do consultório e garante uma boa colocação para o profissional, de modo que ele construa a sua imagem e carreira.

Como fazer uma gestão eficiente do consultório?

Como dito, o consultório também tem diversos setores diferentes e todos eles precisam ser muito bem geridos para que a clínica funcione corretamente. Sendo assim, para fazer uma boa gestão de consultório odontológico, é fundamental estar atento a diversos aspectos.

Não se pode, por exemplo, focar somente a gestão financeira e esquecer-se de treinar e motivar a equipe. Também não é muito eficaz focar a tecnologia e em oferecer tratamentos modernos se as rotinas são muito burocráticas e demoradas.

Sendo assim, o ideal para fazer uma gestão de qualidade é observar todos os aspectos da clínica, para descobrir quais são aqueles fortes, os que precisam de melhorias e onde ainda há falhas que interferem negativamente no sucesso e crescimento.

Pode parecer complicado, mas, na verdade, é apenas um processo que precisa ser muito bem detalhado, para que não se esqueça de nenhum aspecto. Afinal, eles são interdependentes e essenciais para evitar erros, ter visibilidade, manter-se competitivo e cativar a confiança dos pacientes.

A seguir, listamos algumas medidas que precisam ser adotadas para garantir o bom andamento dos processos em seu consultório. Assim, você terá maiores chances de prestar um atendimento de qualidade, alcançando credibilidade e ressaltando a sua autoridade como profissional.

1. Controle as finanças

Em todos os ramos de atuação, as rotinas e processos giram em torno do dinheiro. Por isso, uma das primeiras medidas que você precisa adotar para fazer uma boa gestão de consultório é controlar as finanças dele.

É fundamental saber exatamente quais são os gastos e valores de entrada, para que possa avaliar se a situação financeira da sua clínica está bem ou precisa ser melhorada. Isso não é difícil de ser feito, só precisa de um pouco de organização, detalhamento e disciplina.

Na gestão financeira, é fundamental definir quais são os gastos fixos (água, energia elétrica, aluguel, internet, folha de pagamento etc.) e os variáveis (reformas, novos equipamentos, cursos etc.), para que eles sejam confrontados com os ganhos.

E os valores de entrada não podem ser todos considerados como lucro. É fundamental, além de separar o dinheiro que será destinado para as contas, também ter um fundo de reserva e ainda um capital de giro.

Outro erro importante, e que muita gente acaba cometendo, é misturar as finanças pessoais com as da empresa. Do consultório, parte a sua renda, portanto, ela entra como gasto fixo para a clínica, e você deve fazer o seu controle pessoal separadamente, contando sempre com esse valor que já foi reservado para você.

É possível fazer o controle financeiro por meio de planilhas, mas, atualmente, existem softwares de gestão financeira que são mais eficazes e ajudam a minimizar as chances de erro. É interessante adotar um deles para facilitar as rotinas e obter relatórios fiéis.

2. Faça uma boa gestão de pessoas

Não há como você fazer todos os trabalhos no seu consultório odontológico. Será preciso a assessoria de uma equipe, já que alguém deve fazer o atendimento do público, os trabalhos externos e ainda ficar responsável pela limpeza.

Por isso, o sucesso do seu negócio depende também dessas pessoas que estarão atuando no dia a dia ao seu lado. Então, elas precisam estar motivadas e interessadas em fazer a clínica ter sucesso, e você consegue isso realizando uma boa gestão de pessoas.

Não se trata somente de pagar um salário justo e estar em dia com as obrigações trabalhistas. Seus colaboradores precisam perceber em você um líder, que é a pessoa que vai motivá-los e incentivá-los a desenvolver o seu potencial e aplicá-lo em prol do consultório e da sua própria carreira.

A gestão de pessoas precisa ser feita com base em diversas habilidades, como empatia, diplomacia, autoridade, sinceridade e coerência. É importante também ter em mente que o gestor de equipes é um modelo, portanto, ele deve atuar de forma ética e profissional.

A sua equipe precisa estar satisfeita com o trabalho, o ambiente, os colegas de equipe e o líder, que é você ou alguém de sua confiança. Então, preocupe-se em oferecer condições para que desempenhem suas tarefas e demonstre reconhecimento quando fizerem um bom trabalho e alcançarem metas.

3. Preste um serviço de qualidade

Com certeza, você prefere voltar aos locais e estabelecimentos onde foi bem tratado e percebeu a qualidade dos produtos ou serviços, não é verdade? E, muitas vezes, também faz a indicação deles para pessoas conhecidas e amigos.

É dessa mesma forma que acontece quando a gestão de consultório odontológico é feita com foco também na qualidade dos serviços prestados, porque os pacientes percebem esse diferencial e dão preferência para realizar novos tratamentos onde são bem atendidos.

A qualidade dos serviços em sua clínica começa logo no primeiro contato que o paciente tem com ela. Por isso, mais uma vez, fica evidente a necessidade de contar com uma equipe comprometida e que atue de forma ética e profissional, além de um espaço bem estruturado.

Depois, o atendimento durante as consultas precisa cativar o paciente. Para que isso aconteça, é fundamental que você trabalhe com empatia, de modo que a pessoa se sinta segura e à vontade, percebendo que você se preocupa com o problema pelo qual ela está passando.

Por fim, para realização dos procedimentos, é preciso buscar alternativas que empreguem novas técnicas e tecnologias. Essa questão é fundamental para que seus pacientes recebam tratamentos mais eficazes e seguros, que também facilitarão a sua atuação, minimizando o tempo das consultas sem perder em qualidade ou comprometer os resultados.

4. Tenha um bom plano de marketing

Apenas montar o consultório e abrir as portas pode não ser suficiente para que você consiga atingir o seu público e lotar a agenda. É fundamental divulgar a clínica, para que as pessoas saibam que você está ali e conheçam os tratamentos que oferece.

Sendo assim, você precisa elaborar um bom plano de marketing, de modo que as suas campanhas estejam de acordo com o tipo de público que pretende atender. Elas devem conversar exatamente com essas pessoas, para que os seus serviços sejam atrativos para elas.

No seu plano de marketing, é importante definir qual será o investimento nas estratégias tradicionais e também nas digitais. Afinal, a presença na internet atualmente é fundamental para qualquer profissional e todas as empresas.

Mas não se esqueça de que existem algumas regras para fazer o marketing odontológico. É preciso seguir o Código de Ética Odontológica do Conselho Federal de Odontologia, que determina, em seu Capítulo XVI, as disposições que devem ser obedecidas para comunicação e divulgação em odontologia.

É muito importante que o seu plano de marketing não transgrida nenhuma dessas determinações, para que seu consultório não sofra sanções legais. Além disso, elas também são fundamentais para que os pacientes percebam em você ética e profissionalismo, o que soma como um diferencial.

5. Fidelize seus pacientes

Estar constantemente em busca de novos pacientes é algo que precisa ser feito, porém, a sobrevivência do consultório não pode depender disso. É essencial fidelizar aqueles antigos e trazer novos com o intuito de somar.

Mantendo um público fixo, fica mais simples mensurar os ganhos médios por determinado período e, ao mesmo tempo, aumentam as chances de melhorar o movimento, porque o paciente satisfeito não faz somente um tratamento, mas busca também outros procedimentos para cuidar do seu sorriso.

São os pacientes fidelizados que também ajudam a fazer a propaganda boca a boca do consultório. Afinal, é como dissemos: quando a pessoa está satisfeita com a forma como é atendida e a qualidade, ela indica os serviços para seus conhecidos e familiares.

Para conseguir fidelizar, é importante fazer um bom atendimento desde o primeiro contato com a clínica. Também é fundamental que o local seja agradável e que os tratamentos tragam os resultados esperados, de uma forma confortável para o paciente.

Você pode criar programas de fidelização e oferecer vantagens e benefícios para aumentar a satisfação do seu público. Dessa maneira, consegue fazer com que eles prefiram continuar os tratamentos no seu consultório, e não com outros profissionais.

6. Otimize e automatize seus processos

Uma excelente forma de melhorar a gestão de consultório odontológico é utilizando ferramentas e adotando medidas que ajudem a otimizar e automatizar os processos. Isso pode ser feito em todos os setores, observando aquilo que funciona bem e o que precisa de mudanças.

A utilização de softwares administrativos e para controle financeiro, o uso de aplicativos, canais de comunicação eficientes, digitalização de documentos e o fluxo digital são excelentes alternativas para você aplicar em sua clínica.

Por meio da otimização, conseguimos aumentar a produtividade tanto da equipe como do próprio profissional sem perder em qualidade no atendimento e nos serviços. Tudo é feito de uma forma mais estratégica e inteligente, de modo que o tempo é mais bem aproveitado.

Já no caso da automatização, algumas tarefas passam a ser automáticas sem depender exclusivamente da intervenção de pessoas. No software de gestão financeira, por exemplo, não é preciso fazer cálculos, somente a entrada de valores, e o sistema se encarrega do restante.

Isso diminui as chances de erros humanos que poderiam causar impactos negativos para o consultório. E, no caso da adoção do fluxo digital, é possível realizar tratamentos mais precisos e eficazes ao mesmo tempo em que se reduz a espera do paciente, alcançando os resultados desejados. Isso ainda melhora a comunicação entre os profissionais envolvidos em cada caso.

Quais são as principais ferramentas de gestão?

Com certeza, você percebeu como a gestão de consultório odontológico é fundamental para garantir tanto a sobrevivência dele como o seu crescimento profissional. Encarando a sua clínica como a empresa que, de fato, ela é, você consegue atingir melhores resultados e alcançar o destaque que deseja.

E a boa notícia é que não é preciso inventar algum método ou técnica, porque existem vários que você pode aplicar. Eles foram desenvolvidos com o intuito de facilitar o trabalho dos gestores, lhes dar suporte e servir como guias para traçar estratégias inteligentes.

A seguir, listamos algumas das principais ferramentas de gestão que são aplicadas em grandes empresas e também podem ajudar você na administração do seu consultório. Continue lendo e veja quais são elas.

1. Ciclo PDCA

PDCA é uma sigla em inglês cuja tradução significa planejar, executar, analisar e corrigir. Essas são as quatro etapas fundamentais para manter uma empresa ativa e também funcionando de uma forma eficiente.

O objetivo do Ciclo PDCA é reduzir os custos e aumentar os lucros e a satisfação do público — no seu caso, seus pacientes. Ele ajuda a realizar um controle mais eficiente de todos os processos internos e externos, além de padronizar os dados e informações trabalhados para que se minimizem as chances de acontecerem erros e falhas.

O ideal é que o Ciclo PDCA seja aplicado de uma forma constante, já que ele visa encontrar maneiras diferentes de realizar as rotinas e tarefas, de modo que elas melhorem o desempenho do consultório de um modo geral.

2. Matriz SWOT

SWOT também é uma sigla em inglês, e sua tradução significa forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. O objetivo da aplicação dessa análise é identificar tanto os pontos fortes como os fracos da organização, além de observar oportunidades e ameaças.

Ela é fundamental principalmente durante a elaboração do planejamento estratégico, porque ajuda a traçar objetivos de acordo com a realidade do negócio. Além disso, possibilita elaborar estratégias que ajudem a aproveitar as forças da empresa, para que as fraquezas não interfiram negativamente.

A identificação da força permite valorizar tudo aquilo que ela tem de bom. No caso das fraquezas, oferece uma visão realista do que ainda precisa ser melhorado para minimizar as falhas e erros, além de promover a superação de limites.

A percepção de oportunidades ajuda no crescimento gradual e contínuo, porque são aproveitadas as chances que aparecem para que o consultório se torne mais competitivo no mercado. Isso para oferecer serviços e atendimentos trazendo inovações e tecnologias, conquistando cada vez mais espaço.

Conhecer as ameaças permite traçar planos estratégicos para resolução de problemas e superação de desafios quando eles se manifestarem. Essa é uma visão realista e que ajuda a evitar momentos de crise ou permite que eles sejam transpassados sem grandes abalos.

3. Canvas

Canvas é uma ferramenta que você pode aplicar na gestão de consultório odontológico com o intuito de obter uma visão global dele como empresa. Nesse caso, é baseado em quatro pilares que envolvem a infraestrutura, a oferta, o cliente e as finanças.

Todo o negócio é esmiuçado de modo que se consiga compreender melhor:

  • quais são as principais atividades, recursos e parceiros;
  • como acontece o relacionamento com clientes;
  • quais são os canais disponíveis;
  • que tipos de pessoas são atendidos;
  • de que forma estão estruturadas as finanças, entre custos, investimentos e fluxo de receita.

Por meio de um canvas, é possível entender ao certo o potencial do seu consultório, para que você consiga:

  • descrevê-lo de uma forma completa;
  • projetar o crescimento;
  • traçar metas;
  • vencer desafios;
  • realizar mudanças;
  • adotar estratégias.

Tudo isso para que o seu modelo de negócio se aperfeiçoe cada dia mais.

4. KPIs

KPI é a sigla para Key Performance Indicator, ou Indicador-chave de Desempenho. Trata-se de um valor mensurável que ajuda a mostrar se o consultório está conseguindo atingir objetivos e metas para promover o seu crescimento. Ou seja, significa colocar em números os resultados para fazer uma análise real de como está a situação da empresa.

Alguns exemplos de KPI na odontologia poderiam ser a quantidade de novos pacientes atraídos, a finalização de tratamentos, o número de consultas agendadas e com comparecimento, o lucro, entre muitos outros.

O intuito dessa ferramenta é saber se os objetivos estão, de fato, sendo alcançados, para entender se a gestão está acontecendo do modo correto ou se ainda são necessárias mudanças nas estratégias adotadas.

É possível aplicar KPIs em diferentes níveis, para avaliar diversos processos dentro do consultório. Dessa forma, a avaliação acontece de uma forma global, para que todos os setores caminhem progressivamente, possibilitando o crescimento em todos os aspectos com o mínimo de falhas e erros.

O que todo odontologista não pode esquecer é que a clínica é uma empresa, por isso, é fundamental estar atento à gestão de consultório odontológico. Assim, ele terá maior visibilidade no mercado e alcançará destaque profissional e credibilidade pela excelência dos seus serviços.

Além de saber o que você precisa fazer, também é importante conhecer os erros que não pode cometer com seu consultório. Por isso, descubra o que evitar na hora de divulgar sua clínica odontológica.

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Johnny Santana

Johnny Santana

Diretor Comercial Yller Biomateriais
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Johnny Santana

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